Vaga para Gestor Administrativo – (4Children)
Vaga para Gestor Administrativo – (4Children)

6 junho, 2017

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A 4Children está a recrutar um Gestor Administrativo.

 

Descrição

  • Responsável pela prestação diária de serviços administrativos e funções operacionais, responsáveis, eficazes e eficientes relacionados com Finanças, Logística, Contractos, Administração, Informação e Tecnologia da Comunicação (ICT), e Balanço – em apoio da missão da Catholic Relief Services (CRS) de servir os necessitados e vulneráveis
  • A posição incluirá administrar recursos, ajudar a assegurar cumprimento de princípios, identificar proactivamente problemas de risco e liderar, sob supervisão, melhorias operacionais

Funções

  • Administração/Operações: Preparar documentos transaccionais que sirvam de apoio a processos operacionais gerais e apoiar o processamento de transacções (ex. pedidos de pagamento, autorizações de viagens, adiantamentos para viagens, vistos, etc.)
  • Compilar dados, lançar dados e verificar dados relativamente a processos administrativos gerais (ex. listas de contactos diversas, dias de férias dos funcionários, relatórios de presença dos funcionários, análise das folhas de registo de veículos, pacotes de boas-vindas para visitantes, etc.)
  • Coordenar a utilização eficiente de activos e instalações arrendadas
  • Ajudar a assegurar conformidade total nas aquisições de materiais de escritório e sistema de gestão de activos
  • Comunicar com partes interessadas externas relevantes (oficiais do governo, senhorios, fornecedores de serviços, etc.) sobre assuntos administrativos, cuja responsabilidade lhe tenha sido atribuída, e ajudar a assegurar que as autorizações e documentos requeridos estão actualizados
  • Apoiar a preparação de viagens e logística para funcionários e visitantes
  • Agendar e coordenar actividades de planeamento de eventos, incluindo visitas de delegação, formações e oficinas de trabalho
  • Prestar serviços de secretariado ao pessoal quando necessário (escrever cartas, assegurar compromissos, organizar serviços, etc.)
  • Finanças: Monitorizar agendamentos de desembolsos/ recebimentos, alertar o pessoal relevante sobre pagamentos/ liquidações devidos e zelar por uma comunicação e acompanhamento adequados, de modo a facilitar a oportunidade da gestão financeira de recursos
  • Executar as tarefas de tesouraria atribuídas (pagamento/ recebimento de dinheiro, previsão de caixa, etc.), garantindo que a segregação de tarefas seja assegurada
  • Rever e validar documentação de suporte antes do processamento de transacções financeiras para assegurar que todos os documentos requeridos são rigorosos e completos e que as autorizações estão correctas
  • Assegurar a instalação e manutenção de todos os dados requeridos para o processamento de transacções financeiras para contas atribuídas no pacote de contabilidade financeira da SunSystems
  • Registar transacções financeiras seguindo autorizações apropriadas
  • Rever e analisar várias contas para detectar irregularidades
  • Aconselhar acções correctivas e preparar entradas correctivas e ajustamentos, quando necessário
Requisitos
  • Licenciatura em Administração e Gestão Empresarial, Finanças, Contabilidade ou outro campo relevante
  • Mínimo de 3 anos de experiência de trabalho em funções de apoio administrativo, finanças, recursos humanos, logística ou posição de nível de oficial administrativo com responsabilidades progressivas
  • Experiência com uma ONG internacional ou local é uma mais-valia
  • Conhecimento dos sistemas financeiros, incluindo orçamentação e experiência em análise orçamental/de custos é preferencial.
  • Conhecimento do software de contabilidade SunSystems e Vision ou software de relatório financeiro é uma mais-valia
  • Conhecimento de regulamentos de múltiplos doadores públicos, incluindo a USAID, é uma mais-valia
  • Experiência em gestão de pessoal e habilidades propícias a um ambiente de aprendizagem são uma mais-valia
  • Proficiência no pacote MS Office (Excel, Word, PowerPoint e Visio), aplicações de video conferência, e sistemas de gestão de informação e orçamentação
  • Bom pensamento estratégico, analítico e sistemático e capacidade em resolução de problemas
  • Boas capacidade em gestão de relações, com muito boa capacidade comunicacional e interpessoal
  • Bom senso e capacidade para tomar boas decisões
  • Conduta ética de acordo com os códigos éticos reconhecidos profissional e organizacionalmente
  • Proactivo(a), engenhoso(a), que procure soluções e resultados
  • Capacidade de aprender novos sistemas
  • Capacidade de trabalhar de forma independente e com várias equipas
  • Tem de ser bilingue em Português e Inglês
  • Viagens requeridas (incluída percentagem de viagens requeridas, se aplicável)
  • Algumas viagens dentro do país poderão ser requeridas não frequentemente
  • Viagens regionais podem ser requeridas numa base ad hoc para receber formação em sistemas CRS
  • Relações Chave de Trabalho:
  • Internas: Gestor de Programa 4Children Moçambique, Representante de país CRS/Lesotho
  • Assessoria: Departamento de Operações, Técnico e de Programa da 4Children Sede, Pessoal da MEAL, Departamento do Programa de Impacto e Garantia de Qualidade CRS (PIQA) Consultores Técnicos, pessoal Técnico e Operacional da CRS SARO
  • Externo: Caritas Moçambicana e Caritas Diocesana, outros parceiros da CRS, partes interessadas e doadores de acordo com as situações
  • Competências requeridas em toda a agência (para todo o pessoal da CRS):
  • Estas estão enraizadas na missão, valores e princípios orientadores da CRS e usados por cada membro do pessoal para cumprir as suas responsabilidades e alcançar os resultados pretendidos
  • Serve com Integridade
  • É um modelo de Mordomia
  • Cultiva Relações Construtivas
  • Promove a Aprendizagem
Documentos Necessários
  • Carta de Apresentação
  • Curriculum Vitae

 

 

Como se Candidatar

Os interessados deverão enviar os seus Cv’s, acompanhados de carta de apresentação, e indicando claramente a posição a que concorrem, para o seguinte endereço electrónicos: consultants@4-children.org e indique o assunto “Gestor Administrativo”

 

Validade: 30 de Junho de 2017

Local: Maputo

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