A 4Children está a recrutar um Gestor Administrativo.

Descrição

• Responsável pela prestação diária de serviços administrativos e funções operacionais, responsáveis, eficazes e eficientes relacionados com Finanças, Logística, Contractos, Administração, Informação e Tecnologia da Comunicação (ICT), e Balanço – em apoio da missão da Catholic Relief Services (CRS) de servir os necessitados e vulneráveis
• A posição incluirá administrar recursos, ajudar a assegurar cumprimento de princípios, identificar proactivamente problemas de risco e liderar, sob supervisão, melhorias operacionais

Funções

• Administração/Operações: Preparar documentos transaccionais que sirvam de apoio a processos operacionais gerais e apoiar o processamento de transacções (ex. pedidos de pagamento, autorizações de viagens, adiantamentos para viagens, vistos, etc.)
• Compilar dados, lançar dados e verificar dados relativamente a processos administrativos gerais (ex. listas de contactos diversas, dias de férias dos funcionários, relatórios de presença dos funcionários, análise das folhas de registo de veículos, pacotes de boas-vindas para visitantes, etc.)
• Coordenar a utilização eficiente de activos e instalações arrendadas
• Ajudar a assegurar conformidade total nas aquisições de materiais de escritório e sistema de gestão de activos
• Comunicar com partes interessadas externas relevantes (oficiais do governo, senhorios, fornecedores de serviços, etc.) sobre assuntos administrativos, cuja responsabilidade lhe tenha sido atribuída, e ajudar a assegurar que as autorizações e documentos requeridos estão actualizados
• Apoiar a preparação de viagens e logística para funcionários e visitantes
• Agendar e coordenar actividades de planeamento de eventos, incluindo visitas de delegação, formações e oficinas de trabalho
• Prestar serviços de secretariado ao pessoal quando necessário (escrever cartas, assegurar compromissos, organizar serviços, etc.)
• Finanças: Monitorizar agendamentos de desembolsos/ recebimentos, alertar o pessoal relevante sobre pagamentos/ liquidações devidos e zelar por uma comunicação e acompanhamento adequados, de modo a facilitar a oportunidade da gestão financeira de recursos
• Executar as tarefas de tesouraria atribuídas (pagamento/ recebimento de dinheiro, previsão de caixa, etc.), garantindo que a segregação de tarefas seja assegurada
• Rever e validar documentação de suporte antes do processamento de transacções financeiras para assegurar que todos os documentos requeridos são rigorosos e completos e que as autorizações estão correctas
• Assegurar a instalação e manutenção de todos os dados requeridos para o processamento de transacções financeiras para contas atribuídas no pacote de contabilidade financeira da SunSystems
• Registar transacções financeiras seguindo autorizações apropriadas
• Rever e analisar várias contas para detectar irregularidades
• Aconselhar acções correctivas e preparar entradas correctivas e ajustamentos, quando necessário

Requisitos

• Licenciatura em Administração e Gestão Empresarial, Finanças, Contabilidade ou outro campo relevante
• Mínimo de 3 anos de experiência de trabalho em funções de apoio administrativo, finanças, recursos humanos, logística ou posição de nível de oficial administrativo com responsabilidades progressivas
• Experiência com uma ONG internacional ou local é uma mais-valia
• Conhecimento dos sistemas financeiros, incluindo orçamentação e experiência em análise orçamental/de custos é preferencial.
• Conhecimento do software de contabilidade SunSystems e Vision ou software de relatório financeiro é uma mais-valia
• Conhecimento de regulamentos de múltiplos doadores públicos, incluindo a USAID, é uma mais-valia
• Experiência em gestão de pessoal e habilidades propícias a um ambiente de aprendizagem são uma mais-valia
• Proficiência no pacote MS Office (Excel, Word, PowerPoint e Visio), aplicações de video conferência, e sistemas de gestão de informação e orçamentação
• Bom pensamento estratégico, analítico e sistemático e capacidade em resolução de problemas
• Boas capacidade em gestão de relações, com muito boa capacidade comunicacional e interpessoal
• Bom senso e capacidade para tomar boas decisões
• Conduta ética de acordo com os códigos éticos reconhecidos profissional e organizacionalmente
• Proactivo(a), engenhoso(a), que procure soluções e resultados
• Capacidade de aprender novos sistemas
• Capacidade de trabalhar de forma independente e com várias equipas
• Tem de ser bilingue em Português e Inglês
• Viagens requeridas (incluída percentagem de viagens requeridas, se aplicável)
• Algumas viagens dentro do país poderão ser requeridas não frequentemente
• Viagens regionais podem ser requeridas numa base ad hoc para receber formação em sistemas CRS
• Relações Chave de Trabalho:
• Internas: Gestor de Programa 4Children Moçambique, Representante de país CRS/Lesotho
• Assessoria: Departamento de Operações, Técnico e de Programa da 4Children Sede, Pessoal da MEAL, Departamento do Programa de Impacto e Garantia de Qualidade CRS (PIQA) Consultores Técnicos, pessoal Técnico e Operacional da CRS SARO
• Externo: Caritas Moçambicana e Caritas Diocesana, outros parceiros da CRS, partes interessadas e doadores de acordo com as situações
• Competências requeridas em toda a agência (para todo o pessoal da CRS):
• Estas estão enraizadas na missão, valores e princípios orientadores da CRS e usados por cada membro do pessoal para cumprir as suas responsabilidades e alcançar os resultados pretendidos
• Serve com Integridade
• É um modelo de Mordomia
• Cultiva Relações Construtivas
• Promove a Aprendizagem

Documentos Necessários

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae

Como se Candidatar

Os interessados deverão enviar os seus Cv’s, acompanhados de carta de apresentação, e indicando claramente a posição a que concorrem, para o seguinte endereço electrónicos: [email protected] e indique o assunto “Gestor Administrativo”

Validade: 30 de Junho de 2017

Local: Maputo