Vaga para Assistente Administrativa
Vaga para Assistente Administrativa

20 março, 2018

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A Jembi Health Systems – Moçambique, está a recrutar um(a) Assistente Administrativa para apoiar a implementação de sistemas de informação de saúde, em algumas províncias do país.

 

Responsabilidades

O(a) Assistente Administrativo irá desenvolver as suas atividades nos escritórios da Jembi em Maputo, sob supervisão directa do Administrador com as seguintes atribuições e responsabilidades:

  • Elaborar a correspondência;
  • Tramitar a entrada e saída de correspondência e tratar de documentos variados; cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos;
  • Preparar relatórios, formulários e planilhas;
  • Receber documentos e classifica-los segundo critérios pré-estabelecidos;
  • Dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos;
  • Responsabilizar-se pelo arquivo de documentos conforme procedimentos estabelecidos;
  • Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, no local ou à distância
  • Fornecendo e recebendo informações necessárias para a tomada de decisões;
  • Participar da elaboração de projetos referentes a melhoria dos serviços da organização;
  • Programar e organizar a realização de eventos e reuniões de trabalho;
  • Secretariar reuniões e outros eventos;
  • Redigir documentos utilizando redação oficial;
  • Digitar documentos incluindo o desenvolvimento de ‘demarches’ ligadas à tradução de documentos;
  • Apoiar a Direcção e membros da Jembi Health Systems e outros profissionais nos vários serviços administrativos em geral;
  • Compilar a documentação necessária à tomada de decisão dos gestores da organização em assuntos e contextos vários;
  • Zelar pelo manuseamento de informação confidencial;
  • Ocupar-se de atendimento telefónico e organização de agenda;
  • Actuar no uso de máquinas de escritório, fotocopiadoras, computadores e os programas usados;
  • Verificar os prazos estabelecidos nos vários processos administrativos;
  • Localizar inerente aos processos administrativos;
  • Actualizar o cadastro dos funcionários e de fornecedores de bens e serviços;
  • Submeter pareceres para apreciação da chefia;
  • Expedir ofícios e memorandos aos diferentes destinatários;
  • Garantir o fluxo de informação de/para os técnicos da Jembi/MOASIS, media, parceiros e outros;
  • Emitir cartas, convites, editais nos processos de compras e serviços;
  • Organizar e actualizar dados dos processos individuais dos quadros da Jembi/MOASIS nomeadamente a gestão dos contratos de trabalho, controlo da efectividade de serviço e cumprimento da disciplina laboral de todos os trabalhadores;
  • Executar procedimentos de recrutamento e seleção;
  • Dar suporte administrativo à área de treinamento e desenvolvimento;
  • Orientar trabalhadores sobre direitos e deveres;
  • Ocupar-se da elaboração do Plano de Férias dos funcionários da jembi/MOASIS;
  • Controlar frequência e deslocamentos dos trabalhadores;
  • Actuar na elaboração anual da relação nominal e periódica nas comunicações a Direcção de trabalho pela admissão e despedimento do pessoal;
  • Actuar na elaboração, conferência, controlo e scan de timesheets (folha de ponto);
  • Controlar recepção e distribuição de benefícios;
  • Apoiar na preparação das declarações mensais de Segurança Social e Imposto IRPS.
  • Apoiar na prepação das declarações anuais do imposto IRPS para as declarações individuais dos funcionários da Jembi Health Systems;
  • Controlar material de expediente;
  • Fazer o levantamento das necessidades de material;
  • Requisitar materiais;
  • Controle de stock dos bens de consumo;
  • Solicitar compra de material;
  • Conferir material solicitado;
  • Providenciar devolução de material fora de especificação;
  • Distribuir material de expediente;
  • Controlar expedição e/ou recebimentos de materiais e equipamentos;
  • Controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância);
  • Pesquisar preços;
  • Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens, quer internas quer externas.
  • Preparar documentos contabilísticos;
  • Asegurar o registo contabilístico permanente nos livros de escrituração obrigatória;
  • Fazer controle da execução dos planos de actividades e orçamentos aprovados;
  • Classificar, lançar e registar documentos contabilísticos;
  • Análisar de balancetes e demostrações de resultados periódicos;
  • Elaborar reconciliações bancárias;
  • Conferir contas e preparar movimentos contabilísticos;
  • Preparar declarações fiscais;
  • Apoiar o Administrador na manutenção dos arquivos documentais de Contabilidade, Finanças e Procurement;
  • Apoiar na elaboração de fecho de contas mensais e anuais;
  • Participar nos processos de pagamentos mensais de salários dos trabalhadores;
  • Garantir o respeito das obrigações fiscais referentes aos Recursos Humanos;
  • Zelar pela boa gestão dos recursos financeiros e materiais dentro dos princípios de eficiência, eficácia e economicidade.

Qualificações e experiência

  • Qualificação em Secretariado, Administração Pública, Administração Geral e Administração Hospitalar ou outras áreas afins (nível médio);
  • Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo patrimônio);
  • Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Ms Word (conhecimentos básicos de layout e uso de estilos), Excel (bom) e PowerPoint (bom);
  • Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
  • Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita, com boa compreensão, assim como expressão;
  • Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa;
  • Disponibilidade de trabalhar fora das horas normais de expediente;
  • Disponibilidade de viajar em território nacional;
  • Alto sentido de responsabilidade;
  • Consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
  • Flexibilidade e capacidade para ouvir e integrar as opiniões dos outros trabalhadores;
  • Capacidade de guardar sigilo profissional e,
  • Honestidade e boa integridade profissional.

Requisitos adicionais:

  • Curriculum Vitae;
  • No acto da candidatura dever-se- á submeter 2 (duas) cartas de referência;
  • Anexar Certificado de Habilitação Técnico – Profissional e,
  • Carta de motivação com expectativa salarial.

Como se candidatar

Os interessados, com idade não inferior a 18 anos, deverão até ao dia 25 de Março de 2018, formalizar as suas candidaturas, através dos emails: katia.paulino@jembi.org e antoniom@jembi.org

 

 

Local de trabalho: Escritórios Centrais da Jembi Health Systems.

Duração do contrato: 12 meses a partir de Abril de 2018. (com possibilidade de extensão por períodos iguais ou superiores). Os primeiros 3 meses constituem um período probatório.

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