Vaga para Assistente Administrativa

Vaga para Assistente Administrativa
Vaga para Assistente Administrativa

27 dezembro, 2018

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A FHI 360 pretende recrutar uma Assistente Administrativa para Maputo.

Principais funções

  •  Liderar a coordenação de todas as funções administrativas com a equipe do projecto;
  •  Assistir o Projecto na organização dos encontros e tele-conferências e outras actividades de coordenação assegurando a organização dos espaços dos encontros; estabelecimento de contatos por meio de cartas, telefone e e-mail; agendar atividades internas e externas; elaborar actas, captação de informação chave, arquivo e distribuição de notas e informações relevantes dos encontros para a actualização das partes interessadas do projecto;
  • Organizar ficheiros físicos e eletrónicos sobre o Projecto, assegurando a gestão correcta de documentação e fluxo de correspondência;
  • Assegurar em coordenação com a equipa da logística e finanças bem como a restante equipa do Projecto  o suporte do processo de aquisição bens e serviços e de outros meios de trabalho se necessários;
  • Assegurar o fluxo e partilha atempada da comunicação com colegas de outros departamentos e escritórios e do campo, sempre que necessário;
  • Providenciar suporte administrativo e logístico para eventos internos e externos, como formações, campanhas e outros eventos bem como, a reprodução de materiais;
  • Coordenar a logística de viagem para o pessoal do projecto, consultores e outros, assistir e seguir os processos de fechos e relatórios de despesas de viagens;
  • Prestar apoio em tarefas básicas de RH como marcação de entrevista e outro;
  • Controlar os bens /equipamento do projecto;
  • Assegurar em estreita coordenação com gestor do escritório a alocação e gestão mensal dos motoristas e elaboração do seu plano de trabalho;
  • Coordenar todas as funções de apoio Administrativo no campo, quando necessário, incluindo reservas de hotéis, transporte e logística assegurando a observância das normas administrativas. Liderar expedir em tempo útil e fazer circular notas dos encontros e atualizações do projecto.

Requisitos

  • Nível superior preferencial, numa das seguintes áreas: Finanças, Contabilidade, Administração, Gestão, ciências Sociais;
  • Experiência prática comprovada de pelo menos de 3- 5 anos em funções similares;
  • Capacidade escrita, verbal e organizacional;
  • Conhecimento e habilidades em análise de documentos específicos e manuais de políticas;
  • Excelentes capacidades informáticas e de operar com tecnologia de informação;
  • Domínio do Português e fluência do Inglês;
  • Mínimo de 2 anos de experiência em trabalhar com ONG´s financiadas pela USAID, é desejável.

Como se candidatar

Os candidatos interessados queiram por favor enviar carta de candidatura, especificando a vaga, CV com cópias de documentos, cartas de referência relevantes até o dia 28 de Dezembro de 2018 no site www.fhi360.org/careers.

Todas as candidaturas a vagas na FHI360 são gratuitas, não se cobra nenhum valor pelo processo de Recrutamento & Selecção.

VAGAS NÃO SE PAGA

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