Vaga para Secretária/Recepcionista

Vaga para Secretária/Recepcionista
Vaga para Secretária/Recepcionista

7 janeiro, 2019

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A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF), trabalha em parceria com o Ministério de Saúde na implementação do Programa de Prevenção de Transmissão Vertical (PTV) de HIV e cuidados e tratamento para pessoas vivendo com HIV. A missão da Fundação é assegurar a inclusão de crianças, prevenindo a transmissão do HIV da mãe para o seu filho e garantir-lhes o acesso a serviços de qualidade.

A EGPAF está a recrutar uma Secretária/Recepcionista para Maputo,

Funções
  • Responsável pela gestão do PABX (recebe, encaminha e emite chamadas telefónicas e manuseia o Fax)
  • Actualiza as listas telefónicas internas (de escritório e do pessoal)
  • Actualiza as listas telefónicas externas (parceiros, provedores de serviços, tais como hotéis, etc.)
  • Controla a agenda da sala de reuniões (marcação no quadro)
  • Actualiza o quadro de movimento do pessoal
  • Recebe, encaminha, distribui e mantém o registo de correspondência diversa
  • Apoia a organização de workshops e reuniões, reprodução de documentos (fotocópias)
  • Apoia na preparação de viagens de trabalho (reservas de bilhete, transporte e acomodação)
  • Coordena as contribuições para vários eventos de confraternização interna (café, aniversários, etc.)
  • Regista e marca encontros e entrevistas para os seus superiores, bem como recorda dos compromissos firmados, em tempo útil
  • Digita cartas, relatórios, memorandos, actas de reunião e outros documentos
  • Prepara apresentações e planilhas
  • Mantém organizados os arquivos da Fundação
  • Solicita papel, formulários e outros materiais usados no escritório
  • Elabora orçamentos e relação de pequeno estoque
  • Requisita o pagamento das contas de água, energia, telefone, alojamento, etc.
  • Mantem organizado o escritório e com bom layout
  • Sugere novos métodos de trabalho
  • Treina auxiliares de escritório
  • Permanece no local de trabalho, sem se ausentar do mesmo
  • Controla o fluxo de pessoas ou coisas que chegam ao escritório, encaminhando-as para o destinatário
  • Observa e faz cumprir todos os regulamentos da Fundação
  • Mantem o local de trabalho limpo e asseado
  • Deve conhecer a localização e utilização de todos os equipamentos de combate a incêndio existente na Fundação
  • Trata todos com o máximo de educação e atenção
Recepção
  • Controla os visitantes
  • Encaminha os visitantes para os funcionários da Fundação
  • Responde a perguntas gerais sobre a Fundação ou direcciona as perguntas para outros funcionários qualificados a responder
  • Organiza o arquivo dos documentos
  • Executa trabalhos de digitação
  • Organiza viagens
  • Marca reuniões
  • Controla as chaves
  • Regista informações
  • Utiliza o computador e impressoras da recepção
  • Utiliza a máquina fotocopiadora
  • Utiliza o fax
  • Mantém actualizados os livros de registo de correspondência e registo de fax ou chamadas
  • Deve saber usar o correio de voz, saber agendar e fazer reuniões por telefone ou skype (conference calls)
  • Manter em ordem e limpo o local da PABX
  • Reportar falhas do equipamento telefônico e outros
  • Actuar com ética no exercício da função (imagem profissional, imagem da Fundação e sigilo profissional)
  • Conhecer as tarifas dos serviços telefônicos, hotéis, portador diário, etc.
Secretaria
  • Organiza e cuida da agenda dos seus superiores
  • Atende telefonemas
  • Escreve cartas solicitadas pela Direcção
  • Atendimento às visitas
  • Outros
Requisitos
  • Nível Médio completo ou formação equivalente
  • Nível Superior será uma vantagem
  • 4 anos de experiência profissional comprovada na área
  • Domínio de Microsoft Office (Excel, Word e Outlook)
  • Capacidade de comunicação nas línguas portuguesa e inglesa
  • Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria
  • Potencial para inserção em equipas de trabalho, bem como conhecimentos de informática, administração, e facilidade em expressão oral e escrita
  • Deve actualizar-se nas novas tecnologias (criatividade e abertura para aprendizagem)
  • Execução das tarefas de formas rápida e com qualidade
  • Boa organização, auxiliando os superiores no desenvolvimento do trabalho com eficiência na concretização dos objectivos da Fundação
  • Iniciativa, autonomia e profissionalismo
  • Ser inovador, proactivo e polivalente
  • Ter uma visão global da Fundação e conhecedor da cultura de outros países
  • Ser motivado por metas e objectivos a alcançar maximizando a utilização de recursos
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
  • Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
  • Na Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation as vagas não se pagam!
Documentos necessários
  • Carta de Apresentação
  • Curriculum Vitae
  • Diplomas/Certificados de Habilitações
Como se Candidatar
  • Os candidatos interessados deverão enviar o Curriculum Vitae e a Carta de Candidatura em Português e Inglês para candidaturas@pedaids.org.

Validade: 18 de Janeiro de 2019

VAGAS NÃO SE PAGA

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